Etapas de la Dirección de Proyectos

Nos guste o no vivimos en la era del consumismo, por lo que se hace totalmente necesario tener claro qué son y cómo crear los grupos de procesos o etapas de la dirección de proyectos, independientemente del tipo de empresa que sea. ¿Por qué es tan importante? En el segundo punto te lo contamos, ten en cuenta que si el pececito quiere sobrevivir rodeado de tiburones, éste tendrá que tener una buena estrategia.

En este artículo, te desvelamos todo lo que necesitas sobre los 5 puntos claves para organizar una estrategia de éxito en la dirección del proyecto. Como queremos que tus resultados sean excelentes, también te contamos brevemente qué es la dirección de proyectos, su importancia en la empresa y todos los beneficios que se obtienen.

¡Toma nota y acompáñame!

Dirección de Proyectos

Llamamos dirección de proyectos a un conjunto de procesos que también podríamos denominar «gestión de proyectos». Estos procesos de los que hablamos, conforman el ciclo de vida básico de cualquier proyecto divididos en 5 etapas: Inicio, Planificación, Ejecución del mismo, Seguimiento, y por último, el Cierre o fin.

No se trata de fases lineales, sino que entre ellas son secuenciales, interactivas o superpuestas. Así que, cada una de las partes es totalmente esencial para llevar a cabo el proyecto de principio a fin exitosamente.

Asimismo, las etapas de la dirección de proyectos deben integrarse con conocimiento y aplicando las habilidades, técnicas y componentes adecuados, de modo que se consigan los objetivos establecidos. ¡Y muy importante! Deben cumplir con el requisito general de toda organización: vender su producto o servicio a tiempo con el mínimo coste, y por descontado, consiguiendo la mayor satisfacción del cliente. 

Para ello, juega un papel primordial el director del proyecto, éste es el responsable de cómo hacer una planeación de un proyecto y dirigirlo, teniendo en cuenta los medios disponibles. El cargo requiere a una persona altamente cualificada que ejecute todo el procedimiento eficazmente y organice y motive a un equipo de trabajo, donde cada miembro se dedicará a una labor concreta y afín a sus cualidades.

¿Por qué es Importante tener una Estrategia para la Dirección de Proyectos?

Crear etapas de la dirección de proyectos, es cada vez más una acción necesaria y fundamental para la supervivencia de todo tipo de organización inmersa en un mundo globalizado. Por eso, es importante que tomes conciencia que la dirección de proyectos no es una opción, sino una necesidad vital.

Cuando hablamos de proyectos, éstos suelen asociarse únicamente a sectores como la construcción, la ingeniería o la economía, pero es una idea equivocada y te diré por qué. El mercado es cada vez más competitivo, ya que, visiblemente, las demandas del consumidor son ampliamente diferentes y, en ocasiones, impredecibles. 

A esto, le sumamos la presión por parte de multitud de competidores, con lo cual toda empresa que se dedique a la producción o a la venta de productos o servicios, debe sí o sí conocer a fondo cómo definir, ejecutar y dirigir eficaz y eficientemente los grupos de procesos de la dirección de proyectos.

Por todas estas razones, se recomienda que cualquier sector estudie y aplique esta metodología si pretende lograr grandes resultados en sus proyectos.

Seguramente, has oído hablar de dos conceptos dentro de un contexto de competitividad en los negocios: cambio e incertidumbre. ¿Pero, qué relación y relevancia tienen ambos aspectos?

Existen ciertas circunstancias ajenas que las organizaciones tienen que considerar muy atentamente de cerca por sus constantes cambios: innovaciones tecnológicas, transformación digital, nuevos competidores y las demandas cambiantes del consumidor. Estos cambios volátiles, algunos impredecibles, generan incertidumbre y requieren atención y adaptación por parte de las compañías, de no ser así, se corre el riesgo de quedarse fuera del mercado, y por tanto, hay peligro de quiebra.

Ahora ya sabes lo importante que es asumir la incertidumbre y afrontar los cambios, pero ¿cómo gestionarlo?Creo que ya sabes la respuesta: mediante proyectos.

Resumiendo: como has podido comprobar, definir adecuadamente las etapas de la dirección de proyectos, tiene gran importancia para tener una organización meticulosa; en la evolución y supervivencia del negocio; y por supuesto, para su prosperidad económica. Por lo que se puede concluir, que también afecta directamente a la economía global.

Beneficios que genera una correcta Dirección de Proyectos

Para mostrarte todas las ventajas y ganancias que aporta a la compañía un proyecto bien gestionado desde el principio, dividiremos los beneficios en dos categorías:

A corto plazo

●      Conseguir una estrategia competente 

●      Manejar los costes y mantener el presupuesto

●      Cumplir objetivos a tiempo

●      Reducir fechas de entrega

●      Gestionar la incertidumbre ante los cambios

●      Resolver adecuadamente obstáculos e imprevistos

●      Mantener una buena comunicación entre los interesados

A largo plazo

●      Crear proyectos más homogéneos

●      Efectuar gestiones internas y externas más efectivas

●      Aumentar la confianza de los consumidores y clientes

●      Ser más competitivos

5 Etapas de la Dirección de Proyectos paso a paso

1. Identificación

Este es el primer paso para iniciar un proyecto, se realiza un planteamiento donde se recogen y se describen los elementos indispensable para efectuar el mismo, y son los siguientes:

●      Identificar el propósito principal que se quiere alcanzar, y los objetivos y metas específicos que permiten lograrlo. 

●      Cuáles son los recursos disponibles, tanto económicos como de otro tipo. 

●      Establecer y planificar el tiempo del proceso total y por fases, es decir, crear un cronograma mediante un diagrama de Gantt, por ejemplo.

●      Crear un equipo de trabajo y distribuir las diferentes labores.

En esta etapa, es donde se conocen dos aspectos muy importantes que determinarán si el proyecto se hace o se rechaza: el valor y la viabilidad. Para ello, se pueden utilizar las siguientes herramientas:

■ Plan de Negocio (Business Plan). Se trata de un documento oficial donde se redacta la estrategia completa del proyecto, incluído los beneficios económicos estimados. Su finalidad es dar formalidad al proyecto y discutir posibles mejoras.

■ Plan de viabilidad. Aquí se estudia y evalúa los 3 requisitos generales que mencionamos en el primer punto del post: objetivo-tiempo-costes. Su finalidad es concluir si las necesidades del proyecto son compatibles con los recursos, para determinar si es rentable y merece la pena seguir adelante.

En caso de que estas dos pruebas resulten favorables, es momento de ponerse manos a la obra. 

2. Planificación

Ahora que el proyecto ha sido aceptado como viable, lo siguiente a hacer es crear un plan de proyecto bien detallado y estructurado, ya que en él se incluye todo lo necesario para construir el proyecto. Su cometido es encaminar a todos los colaboradores, respetar los tiempos y mantenerse dentro del presupuesto.

Para elaborar el plan de trabajo, se debe hacer un análisis minucioso de todos los elementos como medios, recursos y presupuesto fijados, esto mantiene alineado todo el recorrido del proceso, y sirve para:

●      Calcular riesgos potenciales

●      Poder anticiparse a posibles obstáculos y saber resolverlos a tiempo

●      Operar de manera precisa para elaborar productos de calidad

●      Mantenerse dentro del tiempo y los costes valorados

●      Administrar servicios externos (proveedores, etc.)

●      Controlar los beneficios de las partes implicadas.

3. Ejecución

Cuando ya has efectuado toda la parte teórica, es decir, la identificación, la viabilidad y la planeación del proyecto, toca ponerlo en práctica. Por tanto, en esta etapa es donde se pone en marcha la estrategia planificada. Para ello, el director del proyecto asigna las actividades y labores correspondientes a cada integrante del grupo, a la vez que les transmite gran motivación y ganas.

Dentro de la gestión de tareas, toma un papel fundamental la comunicación entre todos los interesados para proporcionar los entregables, asegurar los hitos, prepararse ante sucesos inesperados y poder cumplir con los plazos establecidos para las diferentes actividades.

Llegados a esta fase, podemos observar la importancia de haber creado un plan de proyecto óptimo para que los esfuerzos realizados en la etapa de ejecución sean hábiles y efectivos.

4. Seguimiento

En la cuarta etapa, hablamos del control y la supervisión del proyecto, no se trata de un proceso posterior a la ejecución sino simultáneo. Así, se evalúa el estado y los progresos del proyecto en su trayectoria. 

La tarea de seguimiento es esencial para trabajar eficientemente y lograr resultados con éxito, ya que es el método clave para ser precavidos y tener bajo control los avances, los posibles obstáculos, el rendimiento, los ajustes financieros y los tiempos fijados. Sólo así podrá resolverse el proyecto en la fecha acordada ¡garantizado!

5. Cierre del proyecto

Y llegamos al final del ciclo de vida del proyecto, el cierre. Se da por concluido cuando se hace entrega del proyecto terminado, entonces, se comunica la finalización del mismo oficialmente a todos los interesados y cesan las obligaciones asociadas.

En esta última fase, se registran los logros obtenidos en el transcurso y los fallos cometidos para mejorarlos a futuro, y así estar mejor preparados para producir próximos proyectos con mejores resultados.

Ahora ya sabes cómo componer todas las etapas de la dirección de proyectos y lo importante que es para el rendimiento y economía de la empresa. Una buena estrategia garantizará el éxito de todos tus proyectos ¡no esperes más y a por ello!